Si necesitas organizar un evento en el que acudirán gran cantidad de personas, no puedes olvidar el control de accesos, ya sea la validación de las entradas, el mismo acceso al local y la seguridad, entre otros factores.
Por supuesto, las decisiones que debas tomar para organizar estos detalles, variarán en función de las entradas vendidas o de las estimaciones de público que hayas hecho. Pero no puedes dejar que una gran concurrencia te tome desprevenido, especialmente si deseas que todo salga bien y que las personas disfruten del evento.
Consejos para el control de accesos a un evento
Si necesitas organizar un festival de música, una actividad deportiva o una feria artesanal, medieval o industrial, necesitas atender a los detalles de acceso tales como:
- La validación electrónica de entradas.
- Las acreditaciones o pulseras de control.
- El control de seguridad.
El primer aspecto a tener en cuenta es el personal que necesitas para desarrollar estas tareas. Es verdaderamente importante que haya el suficiente personal, pero tampoco que sea excesivo.
Para ello, debes estimar los picos de afluencia de público en función de la programación y del tipo de evento. Por ejemplo, si el evento es un festival de música, es poco probable que haya largas colas a primera hora, pero en otro tipo de eventos, como una feria, las personas suelen ser más puntuales.
Otra forma de estimar el horario de afluencia de público es revisar estadísticas de eventos de ese tipo, y para ello tienes algunas herramientas oline que puedes utilizar.
Control de acceso y seguridad
En cuanto al control de acceso y seguridad del evento, debes tener en cuenta la cantidad de carriles que deben estar disponibles. Para que puedas hacer un cálculo lo más exacto posible, la estimación es que se pueden validar de 500 a 800 entradas por carril en 1 hora.
El personal para la validación y para las pulseras no es suficiente, dependiendo del tipo de evento. Por ejemplo, es posible que necesites personal de control de seguridad para el “cacheo”, así como de vigilancia y seguridad dentro del área.
Asegúrate que todo el personal que trabajará tenga la comodidad necesaria. Si hay riesgo de lluvia, instala una carpa, pon a su disposición agua y, en caso de que el evento sea prolongado, alimentos y un lugar donde puedan descansar.
Por último, asegúrate que todos los participantes del evento estén informados de la política de entradas y salidas, para que no haya quejas ni contratiempos. Debes comunicarles estos detalles a la entrada y asegurarte que se respeten estas disposiciones.