La organización de eventos es una disciplina que se estudia con el fin de obtener los mejores resultados, pero también existen preguntas frecuentes que aclaran algunas dudas y permiten solucionar problemas en las tareas de planificación y ejecución de eventos de todo tipo.
Preguntas frecuentes sobre organización de eventos
¿Cómo se planifica un evento?
Antes de planificar, determina el público objetivo al que estará dirigido el evento. Luego, planifica las actividades en función de los intereses de los invitados. Si se trata de una boda, por ejemplo, antepón los gustos de los protagonistas a los de los concurrentes.
¿Cómo garantizar el éxito de un evento?
En la organización de eventos es fundamental establecer objetivos. ¿Qué pretendes lograr con el evento?
- Celebrar un acontecimiento
- Fidelizar a los clientes o al personal de una empresa
- Comunicar novedades o lanzar productos
- Hacer networking
- Promover una marca o negocio
¿Cómo elegir una locación adecuada?
Una localización adecuada es aquella que sea accesible a todos los invitados y les brinde una buena experiencia del evento. Debe contar con todos los servicios, especialmente WiFi, pues todos los asistentes querrán mantenerse conectados.
¿Cómo distribuir el presupuesto de un evento?
El presupuesto de un evento se debe distribuir en base a las prioridades, pero debes dejar siempre un margen de un 15 a un 20% para imprevistos. La meta no es gastar la mayor cantidad de dinero, sino hacer el mejor evento de acuerdo al presupuesto disponible.
¿Cómo hacer una promoción eficaz?
Las herramientas que existen actualmente para organización de eventos y su difusión son muy variadas. Puedes crear una página web del evento, hacer promociones en redes sociales, mediante e-mail marketing, siempre teniendo en mente la promoción de un mensaje eficaz que ofrezca un valor agregado para los asistentes.
¿Cómo se evalúa el éxito del evento?
El éxito se mide según la cantidad de asistentes, de la rentabilidad obtenida y de la audiencia que interactúa con los contenidos compartidos en las plataformas digitales. En organización de eventos, aumentar la audiencia es esencial para el éxito de los futuros eventos.