Presupuestar un evento es algo que requiere de mucha atención, pues se deben considerar una gran variedad de detalles, según el tipo de organización que se ha de desarrollar.
Antes que nada, se debe ser consciente de los fondos disponibles para no salirse del presupuesto, pues es necesario evitar que el cliente se tenga que enfrentar a cualquier eventualidad o sorpresa desagradable.
Cómo hacer el presupuesto de un evento
En el inicio de la gestión debe realizarse una conversación con el cliente en donde se tomará nota de todas sus expectativas y sus deseos, para poder analizar y proyectar luego el desarrollo del evento.
Es necesario escuchar atentamente al cliente y llevar un registro de lo que desea. Es fundamental estar atento a sus necesidades y ser honesto sobre las reales posibilidades de concreción de sus anhelos.
Para presupuestar un evento de forma que todo se desarrolle naturalmente, no se debe ocultar información estratégica. Si se conoce alguna herramienta o procedimiento que haga reducir los costes, su cliente debe estar en conocimiento de ello.
Principales detalles para presupuestar un evento
Todos los eventos tienen sus particularidades y cada cliente pretende que el suyo sea el mejor. Considera entonces los aspectos esenciales y destácalos para que estén contemplados en el proyecto.
Los principales detalles para presupuestar un evento son:
- Promoción y marketing
- Servicio de comidas y bebidas
- Decoración
- Regalos empresariales – Detalles
- Material impreso – Folletería
- Seguridad integral
- Transportes – Traslados
- Propinas
- Entretenimiento
Una vez completada esta lista, se debe repasar con el cliente ideas y comentarios sobre estos puntos.
La segunda etapa es categorizar el evento con el fin de crear una idea global y resumir los costos totales.
En este punto es necesario tener en cuenta:
- El título del evento
- La descripción del evento
- Los proveedores designados
- Pagos a cada proveedor
- Coste global
Estas recomendaciones constituyen un sólido punto de partida para presupuestar un evento, pero deberá ajustarse a cada cliente y a sus necesidades.
Otro aspecto importante para hacer un presupuesto exitoso es tener en cuenta el seguimiento que se debe realizar en todo momento, tanto al contratar a proveedores como al hacer los pedidos y coordinar los tiempos.
Este es un procedimiento en el que el planificador del evento puede emplear diferentes herramientas disponibles como algunas aplicaciones que solucionan los controles de kilometraje, los recibos, las asistencias, etc.
Para presupuestar un evento correctamente también es necesario disponer de un fondo de contingencia para cubrir cualquier eventualidad. Disponer de un capital extra soluciona inmediatamente cualquier problema, lo que asegura un evento exitoso.